Cách giảm quỹ tiền mặt ảo trong công ty

Trường hợp nếu quỹ tiền mặt tồn vài trăm triệu thì là điều rất bình thường không đáng lo ngại, nhưng nếu quỹ tiền mặt của bạn tồn đến còn số tiền tỷ trong khi đó công ty bạn lại đi vay ngân hàng thì điều này cần xem xét lại vì khả năng rất cao là công ty sẽ bị loại phần chi phí lãi vay khi xác định thuế TNDN. Sau đây chúng ta sẽ xem xét nguyên nhân cũng như cách để giải quyết vấn đề trong bài toán này làm sao cho hợp tình, hợp lý.
1. Nguyên nhân tồn quỹ tiền mặt ảo trên sổ sách kế toán.

Thường thì các công ty sử dụng hai hệ thống sổ sách sẽ hay gặp tình trạng quỹ tiền mặt thực tế với quỹ tiền mặt trên sổ sách có sự chênh lệch nhau lớn. Nguyên nhân chủ yếu là do:

Các khoản chi nội bộ không có hóa đơn chứng từ hoặc hóa đơn chứng từ không hợp lệ nên kế toán bỏ luôn không kê vào hệ thống sổ sách thuế. Dẫn đến thực tế có chi nhưng sổ sách thuế thì không thể hiện khoản chi này.

• Doanh nghiệp chưa góp đủ vốn những kế toán vẫn làm bút toán vốn góp ảo.
• Doanh nghiệp đã thanh toán công nợ cho khách hàng nhưng kế toán hạch toán thiếu vẫn treo trên tài khoản công nợ ( nguyên nhân thường là hai bên không làm biên bản đối soát công nợ)
• Doanh nghiệp chi lương cho người lao động nhưng lại lại không hạch toán nguyên nhân do không đưa hết nhân sự thực tế vào hệ thống sổ sách tài chính mà chỉ theo dõi trên nội bộ( thường là do đơn vị không muốn đóng bảo hiểm cho người lao động nên làm theo cách này)

2. Cách xử lý tồn quỹ tiền mặt ảo trong doanh nghiệp

-          Tăng chi phí lương nhân viên lên cao. Tuy nhiên đối với cách làm này cần phải chú để để vừa không phải nộp thuế thu nhập cá nhân vừa không phải nộp tiền bảo hiểm. Vậy thì đối với cách này ta làm như sau:

   + Thu nhập = Lương  đóng bảo hiểm + các khoản phụ cấp không đóng bảo hiểm ( phụ cấp ăn trưa,, phụ cấp nhà ở, phụ cấp nuôi con nhỏ, tiền xăng xe, điện thoại + các khoản hỗ trợ, trợ cấp khác)  ( Căn cứ theo TT 59/2015/TT-BLĐTBXH)

   + Tăng chi phí thưởng lễ, tết, thưởng theo năng suất lao động.

   + Chứng từ đi kèm : Hợp đồng lao động, bảng chấm công, bảng thanh toán lương, Quy chế lương thưởng, Thỏa ước lao động tập thể.

Ví dụ: Lương ông Nguyễn Văn A là 10 tr trong đó: Lương cơ bản: 5tr + Phụ cấp ăn trưa 680.00đ + Phụ cấp nhà ở 2 tr + Phụ cấp xăng xe 660.000đ + Phụ cấp nuôi con nhỏ : 1tr + Phụ cấp điện thoại : 660.000đ

Đối với khoản chi thưởng lễ, tết… cần có quy chế lương thưởng, danh sách người lao động được thưởng. Tất cả đều phải có chữ ký của mọi người.

-          Phụ cấp trang phục cho người lao động : 5.000.000đ/năm/ người.

-         Đối với các hóa đơn dưới 20tr hạn chế thanh toán qua ngân hàng mà thanh toán bằng tiền mặt

-          Đối với các khoản chi không có hóa đơn hoặc hóa đơn chứng từ không hợp lệ vẫn hạch toán bình thường nhưng khi xác định thu nhập tính thuế TNDN thì trừ những khoản chi đấy ra. Và trên tờ khai quyết toán thuế TNDN đưa các khoản này vào chỉ tiêu B4.

-          Rà soát lại công nợ đối với nhà cung cấp những nhà cung cấp đã thanh toán bằng tiền mặt nhưng chưa làm phiếu chi thì tiến hành làm phiếu chi.

-          Đối với những hóa đơn đầu ra dưới 20 tr khách hàng đã thanh toán bằng tiền mặt thì tạm thời có thể bỏ phiếu thu và xem như khách hàng mua nợ

-          Có thể làm tạm ứng trước tiền hàng cho nhà cung cấp

-          Giảm vốn điều lệ công ty. Tuy nhiên cách này không được ưu tiên cho lắm.

-          Làm tạm ứng công tác cho nhân viên.

-          Góp vốn bao nhiêu hạch toán bây nhiêu không làm bút toán hạch toán vốn ảo.

-        Cho cá nhân vay. Tuy nhiên nếu công ty đang đi vay ngân hàng thì không nên dùng cách này.